Si eres emprendedor digital en España y estás valorando crear una LLC en Estados Unidos como parte de tu estrategia de ahorro fiscal y expansión internacional, hay un trámite clave que debes conocer desde el primer momento: el Formulario SS-4.

Este documento es el punto de partida para obtener el EIN, el identificador fiscal que permitirá a tu empresa tributar legalmente en EE. UU., abrir cuentas bancarias y cumplir con las obligaciones del IRS (la hacienda estadounidense).

En esta guía te explicamos todo lo que debes saber al respecto: qué es el SS-4, para qué sirve y cómo gestionarlo correctamente sin errores que puedan generar problemas a tu estructura internacional.

¿Qué es el formulario SS-4 y para qué se utiliza?

El Formulario SS-4 es el documento mediante el cual el contribuyente solicita al Servicio de Impuestos Internos (IRS) de Estados Unidos la obtención de un Número de Identificación del Empleador (EIN). Este número de nueve dígitos sirve como identificador fiscal federal de una entidad comercial. Es el equivalente al número de seguridad social, pero para empresas.

¿Para qué sirve este trámite?

Este documento es una pieza fundamental en la planificación fiscal de cualquier negocio que pretenda operar en la jurisdicción estadounidense, ya que es necesario para los siguientes fines estratégicos y operativos:

• Legalización y operatividad: Es un requisito para que una entidad (como una LLC o una corporación) sea reconocida oficialmente ante las autoridades fiscales federales y pueda operar de forma segura.
• Gestión bancaria y financiera: La gran mayoría de las instituciones bancarias en EE. UU. exigen un EIN (que se obtiene con el Formulario SS-4) para abrir cuentas bancarias comerciales. Asimismo, es necesario para solicitar financiación y procesar pagos.
• Contratación de personal: Si su estrategia de negocio incluye la contratación de empleados en Estados Unidos, el EIN es obligatorio para la declaración de nóminas, el pago de impuestos sobre el empleo y las retenciones correspondientes.
• Cumplimiento tributario: Se utiliza para la presentación de declaraciones de impuestos federales, informes anuales y para gestionar la cuenta comercial ante el IRS, garantizando que la empresa cumpla con el marco legal vigente.
• Identidad y credibilidad: Más allá de la obligación legal, el EIN establece la identidad fiscal a nivel federal de tu empresa, lo cual incrementa la confianza ante clientes, proveedores e inversionistas.

El Formulario SS-4 puede ser presentado por diversos tipos de entidades, incluyendo propietarios únicos, corporations, sociedades colectivas, fideicomisos y LLCs. Para un empresario internacional o el emprendedor digital, completar correctamente este formulario es uno de los primeros pasos a la hora de establecerse fiscalmente en el mercado estadounidense.

Descargar formulario SS-4

Si necesitas el formulario listo para rellenar, puedes descargarlo en PDF aquí.

Formulario SS-4 para LLC: Claves y puntos más importantes

¿Es obligatorio?

Para un empresario que constituye una Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLC), la presentación del Formulario SS-4 es un trámite obligatorio y sin el cual no se pueden cumplir determinadas obligaciones fiscales ni operar plenamente desde el punto de vista bancario.

Aunque una LLC puede existir legalmente y realizar ciertas actividades sin EIN (por ejemplo, una single-member LLC sin empleados y sin obligación fiscal inmediata), hay una serie de razones por las cuales este documento es indispensable para su estructura corporativa:

• Reconocimiento e identificación fiscal: El IRS exige el Número de Identificación del Empleador (EIN), obtenido a través del SS-4, para la identificación fiscal federal de la entidad. Sin este número, su LLC no puede ser reconocida oficialmente a efectos tributarios.
• Obligatoriedad para no residentes: Si eres extranjero con una LLC, obtener el EIN mediante este formulario es un paso muy importante, ya que la mayoría de las actividades comerciales en EE. UU. no pueden avanzar sin él.
• Operaciones bancarias y financieras: Es estrictamente necesario para abrir una cuenta bancaria comercial en territorio estadounidense. El EIN es exigido por la gran mayoría de las instituciones bancarias, las cuales generalmente permiten que una empresa, extranjera o local, gestione finanzas corporativas sin un EIN.
• Contratación y nóminas: Si su LLC planea contratar personal, el uso del Formulario SS-4 es obligatorio para gestionar la declaración de nóminas, las retenciones y el pago de impuestos sobre el empleo.
• Impuestos: El EIN es indispensable para que las LLC cumplan con sus obligaciones de presentación de declaraciones de impuestos federales e informes anuales, garantizando la transparencia ante el IRS.

Aspectos a tener en cuenta a la hora de rellenar el formulario SS-4

Vamos a explicar algunos puntos y aspectos relevantes que debes considerar como dueño de negocio al gestionar este trámite:

1. Identificación específica para LLC (líneas 8 y 9)

El formulario cuenta con apartados exclusivos para este tipo de entidad que definen su tratamiento fiscal:

• Línea 8a-8c: Debes marcar «Sí» para confirmar que se trata de una LLC. Es fundamental indicar con exactitud el número de miembros (propietarios), ya que esto determina la estructura y funcionamiento de la sociedad. También tienes que especificar si la LLC fue constituida en los Estados Unidos.
• Línea 9a: Aquí debes seleccionar la clasificación fiscal que mejor describa tu negocio (por ejemplo, propietario único, sociedad colectiva o corporación), lo cual influye directamente en cómo el IRS gravará tu entidad.

2. Datos de identidad y de la parte responsable

• Nombre legal (línea 1): Debes escribir el nombre oficial de la entidad exactamente como figura en los documentos de constitución de la empresa en el estado o país de origen, evitando apodos o abreviaturas que generen confusión.
• Parte responsable (línea 7): Se refiere a la persona que ejerce control sobre los activos y la gestión financiera de la empresa. Esta persona debe proporcionar su  número de identificación fiscal (SSN, ITIN o EIN). En el caso de empresarios extranjeros sin SSN o ITIN, el IRS permite el uso de un pasaporte extranjero u otra identificación válida cuando se emplean métodos de solicitud no electrónicos.

3. Direcciones y operativa

• Dirección postal vs. física (líneas 4 y 5): La línea 4 es donde recibirás la correspondencia oficial y la carta de confirmación del EIN. Si es una entidad fuera de EE. UU., debes incluir el nombre del país sin abreviar. La línea 5 debe reflejar la dirección física principal. Es esencial no utilizar un apartado de correos (P.O. Box) en esta sección.
• Motivo de la solicitud (Línea 10): Sé específico. No selecciones «fines bancarios» como un motivo genérico si la realidad es el inicio de un nuevo negocio o la contratación de empleados.
• Actividad principal (línea 17): No basta con categorías generales. Si en la línea 16 has marcado «comercio minorista», en la 17 debes detallar, por ejemplo, «e-commerce de ropa» o «consultoría digital».

4. Aspectos para empresarios internacionales

Si gestionas tu LLC desde fuera de los Estados Unidos, debes tener en cuenta que el sistema de solicitud online está reservado para entidades con domicilio en EE. UU. y requiere un SSN o ITIN. Los no residentes suelen optar por el envío mediante fax, que ofrece una respuesta en aproximadamente cuatro días hábiles, o por correo postal, cuyo procesamiento puede demorar entre cuatro y cinco semanas.

5. Errores críticos y mantenimiento

• Evita los espacios en blanco: No omita apartados; si un campo no aplica a tu situación, anota «N/A» para demostrar que la sección fue revisada.
• Firma obligatoria: El formulario no se procesará si la parte responsable no lo firma y fecha, validando así la veracidad de la información.

Actualización permanente: Una vez obtenido el EIN, es obligatorio notificar al IRS cualquier cambio en la parte responsable o en la dirección de la empresa mediante el formulario 8822-B en un plazo de 60 días.

Es fundamental llevar a cabo una planificación cuidadosa y revisar atentamente cada dato con los documentos originales de constitución a fin de evitar retrasos, rechazos o sanciones, para así garantizar una operatividad adecuada en el mercado estadounidense.

¿Qué métodos existen para enviar el formulario SS-4 al IRS?

Existen diversos métodos para enviar el Formulario SS-4 al IRS, y la elección de uno u otro dependerá principalmente de la ubicación de tu empresa, los documentos de identidad de la parte responsable y la urgencia con la que necesites el número.

Estas son las opciones disponibles para los empresarios:

• Solicitud online: Permite obtener el EIN de manera inmediata tras completar el proceso, que suele durar entre 15 y 20 minutos. Sin embargo, este canal está reservado exclusivamente para entidades con domicilio en los Estados Unidos y cuya parte responsable posea un Número de Seguro Social (SSN) o un Número de Identificación Personal del Contribuyente (ITIN).
• Envío por fax: Es una alternativa muy utilizada por empresarios internacionales que no disponen de SSN o ITIN. Si se incluye un número de fax de respuesta en la solicitud, el IRS suele procesar el formulario y asignar el EIN en un plazo de cuatro días hábiles. El número designado para este envío es el (855) 214-2220.
• Envío por correo postal: Es el método más lento, con un tiempo de procesamiento estimado de cuatro a cinco semanas. Se recomienda para quienes no tienen urgencia y prefieren el método tradicional. El formulario debe enviarse a la dirección: Internal Revenue Service (IRS), Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999.
• Solicitud por teléfono: Este método está disponible específicamente para solicitantes internacionales (no residentes) que no pueden utilizar las opciones anteriores. Consiste en llamar a la línea de impuestos especializados del IRS para proporcionar los datos del Formulario SS-4 verbalmente.

¿Cuánto cuesta presentar el Formulario SS-4?

Presentar el Formulario SS-4 no tiene coste alguno cuando lo haces directamente con el IRS. El Servicio de Impuestos Internos emite el EIN de forma gratuita, sea cual sea la modalidad de solicitud que escojas.

• No existe una tarifa del IRS para presentar el Formulario SS-4 ni para obtener el EIN directamente.
• Si alguna empresa o servicio te cobra por completar o enviar el formulario, lo que pagas es el servicio especializado de tramitación, no una tarifa del IRS. El precio que cobran algunas asesorías por este trámite va desde los 50 hasta los 200 dólares.

¿Cuáles son los errores más comunes al rellenar o presentar el formulario?

Completar el Formulario SS-4 para una Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLC) requiere precisión técnica, ya que cualquier error puede derivar en retrasos operativos, problemas para abrir cuentas bancarias o sanciones por parte del IRS.

Es muy importante realizar una revisión minuciosa del formulario antes del envío, ya que cualquier error puede generar retrasos significativos en el alta fiscal de tu negocio.

A continuación te dejamos los errores más recurrentes que, como empresario o dueño de negocio, debes evitar:

• Proporcionar información inexacta o incoherente: Cualquier discrepancia entre los datos del formulario y los registros legales de su empresa puede invalidar la solicitud.
• Dejar apartados sin rellenar: Es un error común omitir secciones que parecen irrelevantes o poco claras. El IRS requiere que cada campo sea revisado; si una sección no aplica a su caso particular (como el nombre comercial o la estimación de empleados), debe anotar siempre «N/A» (No Aplicable) en lugar de dejar el espacio vacío.
• Seleccionar un motivo de solicitud no válido: En la Línea 10, muchos empresarios eligen erróneamente «fines bancarios» como una categoría genérica. El IRS exige que se aclare la razón específica: si es para iniciar un nuevo negocio, contratar empleados o crear un fideicomiso. Elegir un motivo que no se ajuste a la realidad de la empresa puede generar preguntas de seguimiento innecesarias y retrasar el trámite.
• Solicitar un EIN duplicado: No se debe solicitar un nuevo número si la empresa ya posee uno o si el trámite no lo requiere. Es importante recordar que no se necesita un nuevo EIN simplemente por un cambio en el nombre de la entidad o por un traslado de ubicación física.
• Omitir la firma y la fecha: Que el formulario no cuente con la firma y fecha de la parte responsable conlleva que la solicitud no será procesada por el IRS. La firma actúa como la certificación legal de que toda la información proporcionada es verídica.
• Errores en fechas: Ingresar datos incorrectos en la fecha de inicio del negocio (línea 11) o en el mes de cierre del año fiscal (línea 12) puede generar discrepancias en la contabilidad y en el cumplimiento de las obligaciones fiscales futuras.
• Falta de planificación y revisión:
  • No verificar: Enviar el documento sin una revisión exhaustiva puede derivar en meses de complicaciones legales.
  • No guardar copias: Es vital mantener archivos digitales y físicos de cada envío para futuras aclaraciones ante el IRS.
  • Ignorar el mantenimiento: Una vez obtenido el EIN, se suele olvidar que cualquier cambio en la dirección o en la parte responsable debe notificarse al IRS mediante el Formulario 8822-B en un plazo de 60 días.

Para minimizar estos riesgos, se recomienda la planificación con tiempo suficiente y, en casos de estructuras complejas, recurrir a asesoría especializada en LLC para garantizar que la solicitud se tramite de forma correcta y sin errores que puedan comprometer el inicio de tus actividades empresariales en Estados Unidos.