Para cualquier profesional o inversor que opera a nivel global, la relación con el sistema tributario de los Estados Unidos es inevitable. La clave para una gestión eficiente de los activos internacionales no reside solo en generar ingresos, sino en protegerlos de retenciones excesivas mediante el cumplimiento normativo. El formulario W-8BEN es una herramienta fundamental para que las personas físicas no residentes en EE.UU. pero con negocios o rentas en el país aseguren su estatus fiscal y optimicen su carga tributaria.

¿Qué es el formulario W-8BEN?

El formulario W-8BEN, cuyo nombre oficial es «Certificado de Condición de Extranjero del Beneficiario Efectivo para la Retención y Declaración de Impuestos en los Estados Unidos«, es un documento del Servicio de Impuestos Internos (IRS).

Su propósito es permitir que las instituciones y empresas estadounidenses identifiquen a las personas extranjeras para cumplir con las obligaciones de información y retención.

A diferencia del formulario W-9, que es para ciudadanos o residentes estadounidenses, el W-8BEN es exclusivamente para individuos extranjeros (personas físicas) que no tienen la ciudadanía ni la residencia fiscal en EE. UU.

Es el documento que certifica que no eres un contribuyente estadounidense, lo cual te permite tributar según las reglas aplicables a los extranjeros y beneficiarte de los tratados internacionales.

¿Para qué sirve el W-8BEN y cuándo se necesita?

Este documento cumple funciones muy importantes para aquellos con actividades económicas en Estados Unidos:

• Evitar retenciones innecesarias: Por norma general, los pagos de origen estadounidense realizados a extranjeros están sujetos a una retención automática del 30 %. El W-8BEN permite solicitar una reducción de esta tasa (frecuentemente al 15 % en dividendos) o incluso una exención total, gracias a los tratados firmados entre Estados Unidos y otros países para evitar la doble imposición, como el convenio entre EE. UU. y España.
• Acreditar la residencia fiscal: Sirve para informar al pagador y al IRS que el receptor tributa en su país de origen y no en EE. UU
• Certificar el estatus de «Beneficiario Efectivo»: El formulario acredita que eres el dueño real de los ingresos y no un mero intermediario, lo cual es vital para que el pagador sepa a quién reportar la información.
• Cumplimiento con la normativa internacional: Ayuda a las instituciones financieras a documentar las cuentas de extranjeros y cumplir con leyes como FATCA.

¿Cuándo se necesita?

Es obligatorio cuando se reciben ingresos de origen estadounidense. Esto incluye dividendos de acciones o ETFs americanos, intereses bancarios, regalías (royalties) por derechos de autor, rentas por alquileres de propiedades en EE. UU. o compensaciones por servicios profesionales realizados como contractor independiente o autónomo, y otros ingresos fijos o periódicos (conocidos como ingresos FDAP).

Se solicita habitualmente al abrir una cuenta bancaria en EE. UU., al comenzar a trabajar como freelancer para una empresa americana, al realizar inversiones en acciones o ETFs de este país o al registrarse en plataformas de inversión y marketplaces de Estados Unidos.

¿Quiénes deben presentarlo?

El formulario debe ser completado por personas físicas extranjeras que sean los beneficiarios finales de un ingreso sujeto a retención. Para ser considerado «extranjero no residente» a efectos fiscales, debes cumplir con los siguientes requisitos:

• No tener la ciudadanía estadounidense ni la «Green Card» (residencia permanente).
• No haber pasado suficiente tiempo en el país para ser considerado residente bajo la «prueba de presencia sustancial» (que generalmente implica estar más de 183 días en EE. UU. bajo un cálculo específico de tres años).
• Ser el beneficiario efectivo de los ingresos sujetos a retención.

Es importante destacar que el W-8BEN-E no es un formulario para sociedades. Si el beneficiario de los ingresos es una entidad o sociedad (como una S.L. o una corporación), no debe usar este modelo, sino el formulario W-8BEN-E.

Sin embargo, las LLC de un solo dueño (Single-Member LLC) que no han elegido tributar como corporación son «entidades no consideradas» (disregarded entities), por lo que el dueño físico debe presentar el W-8BEN a su propio nombre.

Formulario W8BEN en PDF

Descarga aquí el formulario en formato PDF.

Cómo rellenar el formulario W-8BEN paso a paso

Completar este formulario de manera precisa es esencial, ya que cualquier error podría invalidar los beneficios del tratado. Aquí puedes descargar un documento con las instrucciones para rellenar el W-8BEN.

Veamos las distintas secciones y campos que deberás rellenar y cómo hacerlo:

Parte I: Identificación del Beneficiario Efectivo

• Nombre y ciudadanía: Indica tu nombre completo oficial y su país de nacionalidad.
• Dirección de residencia permanente: Debes incluir tu domicilio real en su país de origen. No se permiten apartados de correos (P.O. Box) ni direcciones de bancos.
• Dirección postal: Solo se completa si recibes tu correo en un lugar distinto a tu residencia.
• Identificación fiscal (TIN): Debes incluir tu número de identificación fiscal extranjero (como el NIF/NIE en España o el RFC en México). Si posees un número de identificación estadounidense (SSN o ITIN), también debes indicarlo, aunque para muchos trámites de inversión el NIF de tu país de origen es suficiente para reclamar beneficios del tratado.
• Fecha de nacimiento: Es un dato obligatorio y debe escribirse en formato estadounidense (Mes-Día-Año).

Parte II: Reclamación de beneficios del tratado tributario

• País del tratado: Indica el país donde resides fiscalmente para acogerte al al tratado de impuestos con EE. UU. que corresponda.
• Artículo y tasas: Si solicitas una exención (por ejemplo, beneficios por becas, regalías o derechos de autor), debes especificar el artículo del tratado y la tasa de retención reclamada. Para dividendos e intereses comunes de valores negociables, a menudo basta con identificar el país.

Parte III: Certificación

Es la declaración bajo pena de perjurio de que la información es correcta. Debes firmar y fechar el documento para que quede plenamente cumplimentado y sea válido.

Cómo se presenta o tramita

A diferencia de las declaraciones de impuestos anuales, el formulario W-8BEN no se envía al IRS. Este es un error frecuente. Para presentar W-8BEN, el procedimiento correcto es entregarlo al agente de retención o pagador que solicita el documento (ya sea la empresa que te contrata, tu bróker de inversiones o tu entidad bancaria).

El pagador es el responsable legal de aplicar la retención correcta; además de mantener el formulario en sus registros para justificar ante el IRS en el caso de que sea necesario.

El papel del W-8BEN en las LLC de no residentes

En el contexto de las LLC (Sociedades de Responsabilidad Limitada) en EE. UU. que pertenecen a un solo dueño no residente, la entidad suele ser tratada como una «entidad no considerada» (disregarded entity) a efectos fiscales.

Esto significa que, para el IRS, la LLC no existe de forma separada de su dueño para fines de impuestos sobre la renta. Por lo tanto, el propietario debe presentar su propio formulario W-8BEN (como individuo) para documentar su estatus extranjero, indicando en ocasiones el nombre de la LLC en el apartado de número de referencia para vincular la cuenta de la empresa con el beneficiario efectivo

Dicho de otra manera, para los dueños de LLCs de un solo miembro que operan desde el extranjero, el W-8BEN es el documento que conecta su estructura empresarial con sus beneficios personales. Dado que la LLC es transparente fiscalmente, el IRS mira directamente al dueño.

Al presentar el W-8BEN, el propietario certifica su estatus extranjero, lo que permite que la LLC pueda operar en el sistema financiero de EE. UU. sin que se le apliquen retenciones automáticas indebidas en sus cobros comerciales.

En estos casos, se recomienda poner el nombre de la LLC en el apartado de «Número de referencia» (Línea 7) del formulario para que el banco o pagador vincule correctamente el documento con la cuenta de la empresa.

Preguntas frecuentes sobre W-8BEN

¿Qué periodo de validez tiene el W-8BEN y cada cuánto hay que volver a rellenarlo?

Generalmente, el plazo de validez del formulario dura hasta el 31 de diciembre del tercer año posterior a la fecha de la firma. Por ejemplo, si se firma en 2024, será válido hasta finales de 2027. Si hay un cambio de circunstancias (como mudarse a EE. UU.), el formulario deja de ser válido y se debe presentar uno nuevo o el formulario W-9 en un plazo de 30 días.

¿Tengo que enviarlo directamente al IRS?

No. Se entrega únicamente a la entidad o persona que le realiza los pagos o custodia su cuenta.

¿Es obligatorio tener un ITIN o SSN para llenarlo?

No es estrictamente obligatorio para que el formulario sea válido si proporcionas el número de identificación fiscal de tu país de origen. Sin embargo, para ciertos tipos de ingresos o para reclamar exenciones específicas en tratados que no sean dividendos estándar, el pagador o el IRS podrían requerir que tengas un ITIN (Número de Identificación Personal del Contribuyente).

¿Qué pasa si no entrego el formulario?

Si no presentas el formulario, el pagador está obligado a retener el 30 % de sus ingresos. Además, no podrás beneficiarte de las tasas reducidas de los convenios internacionales y podrías tener algunos problemas con las retenciones de respaldo.

¿Puedo usar el W-8BEN si mi LLC tiene dos dueños?

No. El W-8BEN es solo para dueños individuales. Una LLC con múltiples dueños se trata habitualmente como una sociedad (partnership), por lo que la entidad o sus socios deberían utilizar otros modelos como el W-8BEN-E o el W-8IMY, dependiendo de la estructura de la sociedad.

¿Puedo firmar el formulario digitalmente?

Sí, el IRS permite firmas electrónicas siempre que el sistema utilizado por el pagador cumpla con requisitos de seguridad y autenticación (incluyendo marca de tiempo). Sin embargo, muchas instituciones siguen prefiriendo la firma manuscrita escaneada para evitar problemas técnicos de validación.

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La ingeniería fiscal internacional es una vía de optimización muy provechosa para empresas, autónomos y patrimonios. Pero requiere conocimientos especializados y que cada documento esté tramitado correctamente en base a una estrategia fiscal planificada en detalle.

Un W-8BEN mal cumplimentado, además de implicar errores o retrasos en los objetivos o calendario fiscal del negocio, puede provocar también pérdidas económicas al generar retenciones innecesarias o trámites adicionales. En nuestra asesoría fiscal internacional nos encargamos de que tu cumplimiento normativo en EE. UU. sea impecable, haciendo que tu LLC funcione sin trabas y tu patrimonio crezca ahorrando considerablemente en costes.