En Estados Unidos, un Operating Agreement (o Acuerdo Operativo) es el documento legal más importante para una LLC (Limited Liability Company). Es un contrato interno entre los dueños (miembros) que establece cómo se gestionará la empresa, quién toma las decisiones y cómo se reparten las ganancias.

Piensa en él como la «Constitución» o los estatutos de tu empresa: define las reglas del juego para evitar conflictos legales y financieros en el futuro. Para que conozcas bien cómo debe confeccionarse de manera adecuada, en este artículo vamos a ver: qué información incluye este documento, cuáles son sus funciones o usos y cómo elaborarlo y presentarlo.

¿Qué es el Operating Agreement («acuerdo de operaciones») de una LLC?

El Operating Agreement, o acuerdo de operaciones, es el contrato legal fundacional que establece el marco operativo y financiero de una LLC (Limited Liability Company). Es decir, define y delimita el funcionamiento de la LLC a nivel interno.

¿Es obligatorio?

En la mayoría de estados de EE. UU. el Operating Agreement no es obligatorio, aunque sí muy importante por distintos motivos que veremos después. En todo caso, la obligatoriedad del operating agreement depende del estado en el que se constituya la LLC.

¿Para qué sirve y por qué es importante tener uno?

Aunque la mayoría de los estados no lo exigen para registrar la empresa, es un documento imprescindible por las varias razones:

1. Hay estados en los que es obligatorio

Es importante precisar que existen estados donde la ley exige tener un Operating Agreement (aunque sea de forma interna y no se presente ante el Secretario de Estado). Estos son los estados en los que el Operating Agreement es obligatorio:

• California: Permite que sea oral o escrito, pero es obligatorio tenerlo.
• Nueva York: Es el más estricto. La ley exige que sea por escrito y debe adoptarse dentro de los 90 días posteriores a la formación de la LLC.
• Delaware: La ley exige un acuerdo, pero permite que sea oral, escrito o incluso implícito (basado en el comportamiento de los socios), lo cual es muy difícil de defender en un juicio si no está en papel.
• Maine: Similar a Delaware, permite que sea escrito, oral o implícito.
• Missouri: Obligatorio para todas las LLCs, puede ser oral o escrito.

2. Protección de la responsabilidad limitada

El acuerdo ayuda a preservar el «velo corporativo». Sin un Operating Agreement, un tribunal podría considerar que la LLC no está separada formalmente de sus dueños (especialmente en LLCs de un solo miembro), lo que pondría en riesgo tus activos personales ante demandas o deudas de la empresa.

3. Evitar las «leyes por defecto» del Estado

Si no tienes un acuerdo propio, tu LLC se rige por las leyes genéricas o estándar del estado donde se formó. Estas leyes pueden no ser convenientes para las necesidades de tu empresa (por ejemplo, el estado podría dictar que las ganancias se repartan equitativamente, aunque un socio haya invertido mucho más que otro).

4. Claridad entre socios

Poner los acuerdos de la sociedad por escrito evita malentendidos sobre las responsabilidades y los derechos de los miembros. Además, en caso de conflicto entre socios, este documento sirve de reglamento al que acudir para resolver la situación sin necesidad de acudir a tribunales.

Algunos ejemplos de funciones, derechos y decisiones que deben regularse de forma precisa en el Acuerdo de Operaciones son:

• Porcentajes de propiedad sobre la LLC.
• Distribución de ganancias y pérdidas entre los miembros.
• Derecho de voto y peso del mismo.
• Venta de activos importantes.
• Incorporación de nuevos socios.
• Modificaciones del operating agreement.
• Cambio de sede o disolución de la LLC.

4. Transparencia y profesionalidad ante bancos y administraciones

El operating agreement, además de la seguridad jurídica que aporta, es imprescindible también como garantía de profesionalidad ante terceros como bancos, organismos administrativos y fiscales, inversores o socios comerciales. De hecho, casi todos los bancos en EE. UU. lo piden para abrir una cuenta comercial.

Es, en esencia, el manual interno que regula el día a día de la empresa y cómo se resolverán los posibles conflictos entre los miembros.

¿Qué incluye el Operating Agreement?

El Acuerdo Operativo debe contener toda la información y las normas que rigen la sociedad. Concretamente, en este acuerdo se definen aspectos clave como la estructura de propiedad, la gestión de la empresa, los derechos y obligaciones de cada socio y cómo se tomarán las decisiones relevantes que afectan a la sociedad.

• Información comercial de la LLC:
  • Nombre de la empresa
  • Dirección física de la empresa
  • Estado y fecha de formación
  • EIN
  • Información del Agente Registrado
• Estructura de propiedad:
  • Identificación de los miembros de la LLC.
  • Porcentaje de propiedad de cada miembro.
• Aportaciones de capital:
  • Importes que cada miembro ha aportado al capital inicial.
  • Las reglas para futuras contribuciones.
• Distribución de ganancias y pérdidas: Aunque lo más común es que el reparto se haga en proporción al capital aportado, el acuerdo puede contener reglas diferentes en caso de que así lo acuerden los socios:
  • Se indica cómo se dividirán las ganancias y las pérdidas entre los miembros.
  • Cómo se repartirán las ganancias y cuándo y cómo se entrega el dinero.
  • Se especifica si los beneficios se distribuyen automáticamente o se reinvierten en la empresa.
  • Especifica si las distribuciones se basarán en porcentajes de propiedad o en otras métricas acordadas.
  • Si existen anticipos o retiros permitidos.
• Procedimiento de toma de decisiones y quórum:
  • Aquí se concreta cómo se tomarán las decisiones importantes sobre la LLC, así se garantiza una representación justa y se evitan las acciones unilaterales.
  • Se debe especificar si la decisión se tomará será por unanimidad o por mayoría simple (consenso).
  • Se define cuánto peso tiene el voto de cada miembro.
  • Se establecen las directrices para las reuniones de los miembros, incluida la frecuencia, los requisitos de notificación y los protocolos de comunicación.
• Forma de administración: Hay dos modalidades de gestión de una LLC: pueden ser los propios miembros quienes la administran, o puede ser administrada por gerentes.  por miembros o administrada por gerentes. En cualquiera de los dos casos, en el Acuerdo Operativo de la LLC se tienen que especificar:
  • Los poderes, responsabilidades y funciones de cada miembro o administrador.
  • El tiempo de permanencia preestablecida de los gerentes.
  • Nombres completos y direcciones personales de todos los gerentes designados.
  • Forma en la que se gestionarán y notificarán las obligaciones fiscales.
  • Métodos que se utilizarán para mantener la contabilidad de la LLC y hacer un seguimiento de los resultados financieros.
• Entrada y salida de socios:
  • Transferencia de participaciones: Qué ocurre si alguien quiere vender su parte, así como las disposiciones de compraventa y los métodos de valoración.
  • Cuál es el procedimiento si alguien se jubila o fallece (cláusulas de buy-sell).
• Resolución de disputas: Se describen los procedimientos para gestionar y solucionar los conflictos internos, como mediación o arbitraje.
• Disolución: Explica las reglas o pasos a seguir si se decide cerrar la LLC, incluyendo la liquidación de activos y el pago de deudas.
• Modificaciones: Especificar los requisitos en caso de que se requiera modificar el Operating Agreement en algún momento.

Diferencia entre Operating Agreement y Articles of Organization

Es muy común confundirlos, pero la diferencia es fácil de entender: los Articles of Organization es el formulario oficial que rellenas para que el estado reconozca que tu LLC existe (sin esto, no tienes empresa). En cambio, el Acuerdo Operativo es el contrato privado donde tú y tus socios (si los hay) decidís cómo se va a repartir el pastel, quién y cómo se toman las decisiones y cómo se gestionan los diferentes asuntos de la empresa.

Aquí tienes una comparación detallada para comprendas su utilidad:

Diferencia entre Operating Agreement y Bylaws

Mientras el Operating Agreement es el documento que determina el funcionamiento societario de las LLC, el Bylaws es el equivalente para las corporaciones en Estados Unidos. Las corporaciones son entidades más rígidas y formales que las LLC. Los Bylaws son el reglamento que dicta cómo se gobierna la entidad para proteger a los accionistas.

Claves del Operating Agreement de tu LLC si eres dueño no residente en Estados Unidos

A la hora de formalizar tu Operating Agreement como dueño no residente de una LLC en EE. UU., hay algunos puntos clave que debes tener bien cubiertos:

• Definir claramente la estructura de la empresa (miembro único o múltiples miembros).
• Establecer funciones y responsabilidades, regular la distribución de beneficios y pérdidas y, en especial, especificar las obligaciones de cumplimiento fiscal ante el IRS. Esto incluye la presentación de los Formularios 5472 con 1120 pro forma o 1065, según corresponda, así como la gestión de los Ingresos Efectivamente Conectados (ECI).
• Todo ello debe contemplarse incluso si no existe presencia física en EE. UU., además de regular la gestión remota, la coordinación con la fiscalidad del país de residencia del socio y el uso de un Agente Registrado para comunicaciones oficiales.

Puntos clave del Operating Agreement para no residentes

1. Estructura y propiedad

• Miembro único (SMLLC): Si eres el único propietario y no has optado por tributación corporativa, la LLC será tratada como disregarded entity a efectos fiscales federales. En este caso, debe presentarse el Formulario 5472 junto con un Formulario 1120 pro forma, exclusivamente para reportar transacciones entre la LLC y su propietario extranjero.
• Múltiples miembros: Si la LLC tiene dos o más socios y no ha elegido tributar como corporación, será tratada como una partnership, debiendo presentar el Formulario 1065, con la correspondiente emisión de Schedule K-1 para cada socio.

2. Fiscalidad y cumplimiento ante el IRS

• ECI (Effectively Connected Income): El Operating Agreement debe contemplar si las actividades de la LLC pueden generar ingresos efectivamente conectados con una actividad comercial en EE. UU. La existencia de ECI no depende únicamente de la presencia física, sino del tipo de operaciones, el grado de participación en el mercado estadounidense y el nexus económico. La calificación como ECI determina si existe obligación de tributar en EE. UU. o si los ingresos solo estarán sujetos a imposición en el país de residencia del socio, conforme a la legislación local y, en su caso, a tratados fiscales.
• Formularios clave: Debe especificarse quién será responsable de preparar y presentar anualmente los formularios fiscales correspondientes (5472/1120 pro forma o 1065), incluso en ejercicios sin impuesto federal a pagar, ya que las obligaciones de información siguen siendo exigibles.

3. Gestión y operaciones

• Gestión remota: El Operating Agreement debe detallar cómo se tomarán decisiones, quién tiene autoridad operativa y cómo se administrará la LLC desde el extranjero, incluyendo firmas, poderes y mecanismos de aprobación.
• Agente Registrado: Debe nombrarse un Agente Registrado en el estado de formación de la LLC para la recepción de notificaciones legales y administrativas. Aunque el Agente Registrado no gestiona directamente impuestos federales, es clave para asegurar la correcta recepción de comunicaciones oficiales.

4. Distribución de beneficios y fiscalidad internacional

Se debe definir claramente cómo se distribuirán las ganancias y pérdidas entre los miembros. Asimismo, conviene dejar constancia de que los socios no residentes son responsables de cumplir con la tributación correspondiente en su país de residencia. El uso del Formulario W-8BEN permite certificar ante terceros el estatus de extranjero del socio, facilitando la correcta aplicación de retenciones y tratados fiscales cuando corresponda.

5. Cumplimiento estatal y federal

Aunque la gestión se realice desde el extranjero, la LLC debe cumplir con las obligaciones del estado en el que esté registrada (reportes anuales, tasas, franchise tax, etc.) y con las obligaciones federales ante el IRS.

A modo de conclusión…

El Operating Agreement debe funcionar como un el documento central alrededor del cual se articula la LLC. En caso de que el dueño sea extranjero, debe estar adaptado específicamente a la condición de no residente del propietario. Es esencial que el acuerdo operativo defina correctamente las responsabilidades, flujos financieros, mecanismos de gestión y, especialmente, las obligaciones de información fiscal ante el IRS, así como la coordinación con la normativa tributaria del país de residencia del socio.

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